Как оформить заявку на поставку Ozon и довезти товар до приёмки

Перед созданием заявки на поставку Ozon я сначала вычитаю из потребности остатки и товар в пути. Иначе можно аккуратно заполнить все поля, вовремя приехать на склад и привезти туда лишний запас. Само оформление эту ошибку не исправит. У меня несколько магазинов, поэтому я рассматриваю каждую поставку отдельно: куда нужен товар, сколько его действительно не хватает и когда он сможет стать доступным покупателю. Кнопку создания заявки я нажимаю уже после этого расчёта.

В этой статье я прохожу весь маршрут, по которому сам проверяю поставку: от решения пополнить запас до сверки результата приёмки. Основная последовательность относится к FBO, когда товар заранее размещается на складе Ozon. Отгрузку со своего склада тоже затрону, потому что смешение схем приводит к путанице с документами и ожиданиями от приёмки. Названия разделов кабинета и доступные варианты доставки могут меняться, поэтому я не буду изображать неизменную инструкцию по расположению кнопок. Вместо этого покажу, какое решение нужно принять на каждом этапе и по каким признакам проверить себя.

Сначала выбираю схему, а потом способ доставки на склад

При FBO я отправляю запас на склад Ozon, откуда площадка дальше выполняет заказы покупателей. Здесь заявка на поставку товара Ozon связывает планируемый ассортимент, количество и маршрут поступления на склад. При FBS запас остаётся у меня, а после получения заказа я собираю отправление и передаю его в доставку по доступному для моей схемы порядку. Это уже не пополнение склада маркетплейса тем же способом, что при FBO. Поэтому перед поиском инструкции я проверяю, какую задачу решаю: размещаю запас или передаю собранные заказы.

Внутри поставки FBO отдельно выбирается логистика до нужного склада. Можно рассматривать прямую отгрузку, а при доступности соответствующего маршрута — поставку через транзитную точку по кросс-докингу. Во втором случае место, куда я физически привожу груз, и склад назначения могут различаться. Условия маршрута, ограничения и стоимость я проверяю в кабинете перед оформлением, а не беру из старой поставки. Само сравнение вариантов я подробнее разобрал в статье про кросс-докинг Ozon и поставку через транзитный склад, потому что короткая дорога до точки сдачи ещё не гарантирует меньших общих расходов.

Как считаю объём поставки до создания заявки

Я начинаю с конкретного артикула и направления, которое собираюсь пополнять. Смотрю продажи за период, когда товар был доступен, и отдельно отмечаю отсутствие остатков, акции и изменения цены. Если взять среднее по календарю без этой проверки, дни без товара занизят оценку спроса, а временный всплеск способен её завысить. Затем определяю, какой отрезок должен покрыть запас: ожидание поступления и время до следующего пополнения, которое уже можно будет продавать. Срок здесь не подставляется по привычке — он зависит от подготовки груза, доступного маршрута, записи и обработки на складе.

• Сначала рассчитываю средние продажи за день доступности товара: делю выбранный объём продаж на дни, когда товар можно было купить. Проверяю, не искажают ли результат отмены, возвраты или акция, которую не собираюсь повторять. Для всех сравниваемых артикулов использую одинаковую логику показателя.
• Затем умножаю ожидаемые продажи за день на выбранный горизонт обеспечения запасом. В него включаю время до появления текущей поставки в продаже и дальнейший период до поступления следующего пополнения. Так получаю потребность, которую предстоит покрыть с момента расчёта.
• К потребности прибавляю страховой запас, если могу объяснить его размер колебаниями спроса или поставок. Не назначаю его одинаковым для всего ассортимента только ради удобства таблицы. Если данных мало, помечаю это допущение и отдельно проверяю, сколько денег оно связывает.
• Из полученной потребности вычитаю текущий доступный остаток, способный покрывать этот спрос. Повреждённые, недоступные и уже зарезервированные единицы не считаю свободным запасом. Если отчёт уже показывает остаток за вычетом резерва, повторно резерв не вычитаю.
• После этого вычитаю подтверждённый товар в пути, который должен стать доступным в пределах расчётного горизонта. Проверяю ожидаемое поступление по времени: поздняя поставка не закроет ранний дефицит. Не вычитаю одну и ту же партию одновременно как остаток и как ожидаемое поступление.
• Полученный объём проверяю на ограничения упаковки, доступное количество у себя и возможность склада принять товар. Если потребность уже закрыта, новую партию ради самой поставки не создаю. Если округляю количество под упаковку, снова проверяю, какой запас получится после округления.

Конкретная ошибка в таком расчёте — вычесть остаток на складе и забыть партию, которая уже едет туда по предыдущей заявке. Тогда новая поставка повторно закрывает одну и ту же потребность. Лишние единицы связывают закупочные деньги, требуют перевозки и могут увеличить расходы на хранение по действующим условиям. Величину связанных денег я считаю как лишнее количество, умноженное на закупочную стоимость, а расходы на перевозку и хранение оцениваю отдельно. Это не означает, что вся закупочная сумма сразу стала убытком, но воспользоваться этими деньгами для другого товара я уже не могу. Проверки спроса и остатков подробнее описаны в статье как рассчитать количество товара на поставку и не заказать лишнего.

Как выбираю направление и проверяю смысл поставки

По 20 510 доставленным заказам моих магазинов за 90 дней медианный срок доставки составил 2 дня, а 80% заказов доехали за 4 дня и меньше. Медиана помогает увидеть обычный срок без сильного влияния отдельных долгих доставок. Вторая граница показывает, за какое время доезжает большая часть заказов, но ничего не говорит о предельном ожидании остальных. Это данные о доставке покупателям, а не о скорости приёмки моих поставок на склад. Я не переношу эти сроки в план пополнения и не считаю их обещанием для будущих заказов.

Такая общая картина полезна как отправная точка, но для выбора склада мне нужен разрез по направлениям спроса. Я смотрю, откуда заказывают, откуда фактически отправляется товар и где доставка заметно отличается от остальных направлений. Затем сопоставляю ожидаемое улучшение с расходами на размещение запаса и его пополнение. Из общей медианы нельзя доказать, что любой дополнительный склад принесёт пользу конкретному артикулу. Эту логику сравнения я вынес в материал о том, на какие склады Ozon лучше отгружать товар, чтобы не выбирать направление только по расстоянию на карте.

До оформления я проверяю доступность нужного направления и допустимость товара для выбранного склада или маршрута. Наличие спроса не означает, что нужный вариант отгрузки сейчас доступен в кабинете. Если приходится менять склад назначения, я возвращаюсь к расчёту количества, а не автоматически переношу весь объём в новую заявку. Другому направлению может потребоваться иной запас, а более длинный маршрут изменит момент поступления. После этой проверки у меня должен быть понятный план: ассортимент, объём, назначение груза и запасной вариант на случай недоступной записи.

Как оформить поставку на Ozon и выбрать таймслот

Когда расчёт готов, я открываю раздел кабинета, связанный с поставками FBO, и начинаю создание заявки. Дальше последовательно указываю доступный способ поставки, направление и состав груза в том порядке, который предлагает текущий интерфейс. При добавлении товаров сверяю артикулы и количество с подготовленным расчётом, а не с памятью или прошлой отгрузкой. Если кабинет показывает ограничения либо ошибки, выясняю причину до перехода к упаковке. В результате заявка на поставку Ozon должна описывать именно тот груз, который я способен собрать и отправить.

Таймслот — это выбранное окно, на которое запланирована сдача груза в соответствующей точке маршрута. Я проверяю адрес, дату, время и статус записи в самой заявке, потому что сохранённый черновик ещё не подтверждает возможность приехать. При транзитной поставке особенно внимательно смотрю, к какой точке относится запись. Таймслот не означает, что весь товар станет доступен покупателям сразу после приезда машины. Если подходящего окна нет, я пересчитываю ожидаемое поступление и проверяю, хватит ли текущего запаса до фактического появления товара в продаже.

Под документом поставки часто подразумевают разные вещи: сведения из заявки, сопроводительную форму или документ по результату приёмки. Я различаю их по назначению и не заменяю один другим. В карточке заявки ищу её идентификатор, маршрут, статус, состав товаров и сведения о грузовых местах, если они предусмотрены выбранным процессом. Печатные документы и маркировку получаю из актуальной заявки, а обязательный комплект проверяю по текущим требованиям своей схемы и товара. Универсального листа с неизменным набором полей я здесь не обещаю: форма и состав документов могут различаться.

Подтверждённая заявка и выбранный таймслот ещё не означают, что товар принят и доступен для продажи. Я отдельно проверяю сдачу груза, результат приёмки и появление доступного остатка. Если смешать эти события, можно слишком рано считать дефицит закрытым и остановить нужное пополнение. В расчёте товар остаётся ожидаемым поступлением до подтверждения того состояния, которое позволяет учитывать его как продаваемый запас.

Что проверяю при сборке и перед выездом

После оформления я собираю груз по актуальному составу заявки и сверяю фактическое количество по каждому артикулу. Если чего-то не хватает, не рассчитываю, что расхождение само исправится на складе. Проверяю доступный порядок изменения заявки и привожу её состав в соответствие с грузом до отправки, насколько это позволяет текущий процесс. Отдельно проверяю требования к упаковке, идентификации товара и специальной маркировке, если она обязательна для моей продукции. Этикетка грузового места не заменяет маркировку единицы товара, когда такая маркировка требуется.

Затем я сопоставляю физические коробки или палеты со сведениями о грузовых местах в заявке. Маркировку размещаю так, чтобы она относилась к нужному месту, читалась и не перекрывалась упаковочными материалами. Старые логистические этикетки на повторно используемой таре убираю, чтобы не оставлять неоднозначную идентификацию. При изменении состава груза проверяю, нужно ли заново сформировать документы или этикетки. Фотографии собранного груза и сохранённые сведения о составе не гарантируют решения спора в мою пользу, но помогают восстановить, что именно я отправлял.

Перед выездом я передаю перевозчику точный адрес сдачи, сведения о записи и актуальный комплект документов, предусмотренный маршрутом. Если кабинет требует данные автомобиля, водителя или оформление пропуска, проверяю их заранее. На этом этапе частая практическая ошибка — отправить водителю склад назначения вместо транзитной точки, куда записана машина. Ещё одна проблема возникает, когда заявку изменили, а перевозчику оставили старые сведения. Поэтому последнюю сверку я делаю по текущему состоянию поставки, а не по скриншоту, который переслали во время планирования.

Как проверяю приёмку и что делаю после поставки

После сдачи груза я отслеживаю статусы и документы, появляющиеся по поставке. Сообщение перевозчика о разгрузке полезно, но само по себе не отвечает на вопрос, сколько единиц принято и можно ли их продавать. Я сопоставляю заявленное количество, фактически отправленное количество и результат приёмки по каждому артикулу. Если есть расхождения, сохраняю доступные документы и подтверждения отправки, затем обращаюсь через предусмотренный площадкой процесс. Сроки обращения и требования к доказательствам проверяю в актуальных условиях, не откладывая проверку до следующей отгрузки.

После появления результата я обновляю учёт: принятое перевожу в соответствующий остаток, неподтверждённое оставляю на проверке, а товар в пути уменьшаю без повторного учёта той же партии. Затем сравниваю плановый момент доступности с фактическим и использую расхождение при следующем расчёте. Я сам сделал SellOps, потому что не нашёл готовой аналитики, расчётам которой мог бы доверять, но наличие сервиса не отменяет сверку исходных данных. Подход к работе с ним описан на странице как устроен SellOps, а первичными для разбора конкретного расхождения остаются сведения и документы по поставке. Если часть данных ещё не подтверждена, я обозначаю неопределённость, а не превращаю ожидание в готовый остаток.

Завтра я бы начал не с новой заявки, а с проверки ближайшей партии, которую уже собираюсь отправлять. Выписал бы по её артикулам спрос, доступный остаток, подтверждённый товар в пути и ожидаемый момент следующего пополнения. После пересчёта количества сверил бы направление, запись, состав грузовых мест и документы с фактически собранным товаром. А для уже сданной поставки проверил бы результат приёмки и доступный остаток, прежде чем считать работу законченной. Такая пошаговая инструкция по поставке на Ozon заканчивается не нажатием кнопки, а подтверждением того, что нужное количество товара действительно поступило туда, где его планировалось продавать.