Сколько заказов в пути на Ozon и какие деньги пока нельзя пустить в закупку

По 20 196 доставленным заказам моих магазинов за 90 дней медианный срок доставки составил 2 дня. При этом 80% заказов доезжали за 4 дня и меньше. Для покупателя это ожидание посылки, а для меня — время, когда товар уже нельзя продать другому человеку, но вложенные в него деньги ещё не обязательно доступны для закупки. Именно здесь появляется разрыв между хорошими продажами в отчёте и свободным остатком на счёте. Поэтому количество заказов в пути я рассматриваю вместе с их себестоимостью и ожидаемым движением денег.

Сам по себе ответ «у меня много отправлений» ничего не говорит о том, хватит ли на следующую поставку. За похожим количеством заказов могут стоять совсем разные закупочные затраты, состав корзины и сроки получения денег. Мне нужно отделить товар, который ещё можно продавать, от товара, уже направленного покупателю, а затем понять, когда вложения перестанут быть связанными. Причём доставка и поступление денег — разные события. Если поставить между ними знак равенства, закупочный план будет выглядеть спокойнее, чем фактическое состояние счёта.

Где посмотреть заказы в пути на Ozon и что именно считать

Когда мне нужно посмотреть заказы в пути на Ozon, я начинаю со списка заказов или отправлений в кабинете продавца и доступных фильтров по состоянию доставки. Точное название раздела и набора статусов я здесь не фиксирую: интерфейс меняется, а для разных схем работы представление может отличаться. Мне нужна группа отправлений, которые уже переданы в доставку, но ещё не завершились получением или другим конечным исходом. Ожидающие сборки заказы я держу отдельно, иначе в срок перевозки незаметно попадёт время подготовки. Отправления, ожидающие получения покупателем, тоже выделяю отдельно, хотя для расчёта связанных денег они всё ещё требуют внимания.

Если экран кабинета не позволяет собрать такую группу целиком, я использую доступную выгрузку либо данные через API и проверяю состав полей. Для рабочего среза мне нужны идентификатор отправления, его состояние, состав товаров, количество единиц и доступные даты движения. Себестоимость добавляю из собственного закупочного учёта: цена продажи её не заменяет. Срез сохраняю на конкретный момент, потому что к следующей проверке часть отправлений уже сменит состояние. Без этого легко сравнить утреннее количество заказов с вечерней суммой и искать расхождение, которого на самом деле нет.

Запросы «заказы в пути озон» и «отправления в пути озон» звучат похоже, но единицу подсчёта всё равно нужно проверить. Заказ, отправление и единица товара не обязаны совпадать: внутри отправления может находиться разное количество позиций. Для нагрузки на доставку мне удобнее считать отправления, для закупки — единицы каждого артикула, для денег — их фактическую себестоимость. А под формулировкой «товары в пути озон» иногда подразумевают поставку на склад площадки, а не движение к покупателю. Такую поставку я учитываю отдельно: она способна пополнить продаваемый остаток, тогда как уже отправленный покупателю товар не является запасом для новых продаж.

Сколько заказов обычно находится в пути и на сколько дней

В моих данных есть надёжная опора по длительности: 20 196 доставленных заказов за 90 дней, медиана 2 дня и доставка за 4 дня или меньше у 80% заказов. Это наблюдение по моим магазинам, а не обещание Ozon и не норматив для любого продавца. По нему можно понять характерную длительность завершившихся доставок и увидеть, что ориентироваться только на медиану тесно. Но количество отправлений, находящихся в пути прямо сейчас, из этих чисел не получается. Для него нужен отдельный срез незавершённых отправлений.

Медианный срок 2 дня показывает середину распределения, а не срок, в который обязательно уложится следующая посылка. У показателя «80% за 4 дня и меньше» другой смысл: он описывает более широкую часть доставленных заказов, но оставляет за границей более долгие случаи. Я не знаю по переданным агрегатам, насколько длинным оказался этот хвост и какие направления его сформировали. Поэтому не превращаю 4 дня в гарантированный срок освобождения денег. Для закупочного решения мне нужно отдельно увидеть задержавшиеся отправления и размер вложений в них.

Есть ещё ограничение: расчёт сделан по доставленным заказам, а незавершённые в такую выборку не входят. Если часть текущих отправлений задержалась, статистика завершённых доставок сама по себе не покажет всю проблему. Я сопоставляю её с возрастом открытых отправлений — временем от выбранного начала доставки до момента проверки. При этом точки начала и окончания интервала должны быть одинаковыми во всех сравниваемых выгрузках. По приведённым агрегатам нельзя восстановить эти точки или отдельно определить время от оформления заказа до поступления денег продавцу.

Для грубой оценки обычного количества отправлений в пути я использую связь между потоком отгрузок и средней продолжительностью нахождения в выбранном состоянии. Среднее количество отправлений, передаваемых в доставку за день, умножаю на среднее время до выхода из этого состояния, выраженное в днях. Здесь нужна именно средняя продолжительность по сопоставимому потоку, а не медиана из моей выборки доставленных заказов. При скачке продаж, изменении географии или задержках такой ориентир быстро теряет точность, поэтому фактический срез остаётся главным. Универсального нормального количества заказов в пути у меня нет: без скорости отгрузок и возраста отправлений любое число будет гаданием.

Как посчитать связанные деньги и бюджет закупки

Первым шагом я фиксирую момент расчёта и собираю все незавершённые отправления, подходящие под выбранные условия. Затем раскрываю их до товарных строк, чтобы видеть артикул и количество единиц внутри каждого отправления. Проверяю повторы: история смены состояний не должна превращать ту же самую позицию в несколько отдельных продаж. После этого подставляю закупочную себестоимость, по возможности соответствующую партии товара. Если стоимость известна приблизительно, отмечаю это в расчёте, а не выдаю оценку за точный остаток связанных средств.

Следующим шагом умножаю количество единиц каждой позиции на её себестоимость и складываю результаты по всем отправлениям в пути. Получается стоимость товара, который уже направлен покупателям и пока не завершил этот участок оборота. Если в себестоимость уже включены расходы на приобретение и доведение товара до нужного состояния, повторно их не прибавляю. Отдельно могу показать уже оплаченные затраты, связанные с этими отправлениями и не включённые в стоимость товара. При этом различаю оплаченную закупку и отсрочку поставщика: неоплаченная часть создаёт обязательство, но ещё не является ушедшими со счёта деньгами.

Дальше я строю отдельную оценку будущего денежного поступления, не смешивая её с себестоимостью в пути. От суммы продажи вычитаю относящиеся к ней удержания и расходы площадки, используя актуальные условия и доступные начисления, а не тарифы по памяти. Если часть начислений ещё неизвестна, поступление остаётся прогнозным до сверки. Себестоимость повторно из ожидаемой выплаты не вычитаю: она нужна для расчёта результата продажи, а здесь я оцениваю движение денег от площадки. Для отмен, возвратов и спорных состояний не предполагаю благополучное завершение автоматически, а проверяю каждый такой поток отдельно.

После этого определяю дату, к которой нужно заплатить поставщику, и считаю доступный к ней бюджет. Беру свободные деньги на счёте, прибавляю поступления, доступность которых к этой дате подтверждена, затем вычитаю обязательные платежи до этой же даты. Следом вычитаю выбранный запас денег на неопределённость; его размер должен опираться на собственные колебания, а не на чужую универсальную долю. Прогнозные поступления по незавершённым доставкам показываю рядом отдельным сценарием. Так видно, проходит ли закупка без них или держится на предположении, что всё завершится вовремя.

Последним шагом сопоставляю этот бюджет с потребностью в товаре по закупочной стоимости. Если потребность выше доступной суммы, разницу нужно закрыть переносом платежа, изменением состава закупки или другим заранее определённым источником денег. Из текущего остатка на счёте я не вычитаю ещё раз себестоимость уже оплаченных товаров в пути: эти деньги покинули счёт раньше. Расчёт связанных вложений объясняет, где находится капитал, а платёжный расчёт отвечает, сколько можно потратить к нужной дате. Это связанные представления бизнеса, но арифметически складывать и вычитать их без проверки нельзя.

Ошибка, из-за которой продажи есть, а поставщику платить нечем

Самая опасная для такого расчёта ошибка — записать всю сумму заказов в пути в деньги на следующую закупку. На экране видна стоимость продаж, и её легко мысленно прибавить к банковскому остатку, особенно когда отгрузки идут хорошо. Но из этой суммы ещё могут удерживаться расходы, часть отправлений не завершена, а дата доступности денег не подтверждена. Завышение бюджета складывается из учтённых как свободные денег, которые к моменту оплаты фактически не поступят, и забытых обязательных платежей. В результате заказ поставщику уже согласован, а оплачивать его приходится из средств, предназначенных для других расходов.

Не приравнивайте срок доставки к сроку получения денег на закупку. Медиана 2 дня и доставка за 4 дня или меньше у 80% заказов описывают доставленные заказы, а не доступность выручки на счёте. Даже завершение доставки само по себе не подтверждает, что нужная сумма доступна к дате платежа поставщику. Бюджет закупки я проверяю по денежному календарю, а стоимость отправлений в пути держу отдельной строкой.

Обратная ошибка тоже неприятна: вычесть из остатка денег себестоимость отправленного товара, хотя закупка уже оплачена. Тогда бюджет окажется искусственно занижен, и можно отложить нужное пополнение при фактически достаточном остатке. Отменённый заказ я при этом не превращаю автоматически в доступный товар: сначала нужно понять, где находится единица и готова ли она снова к продаже. У возвращающегося товара есть собственный незавершённый путь, а у связанных с ним начислений — отдельная проверка. Поэтому я свожу состояния товара и денег рядом, но не заставляю их меняться одновременно.

Что проверить перед ближайшей закупкой

Для расчёта количества к закупке я начинаю с доступного продаваемого остатка, а не со всех единиц, которые числятся в движении. Поставки на склад учитываю с оглядкой на ожидаемую доступность, а отправленные покупателям товары не добавляю в будущий запас для новых заказов. Дальше сопоставляю остаток со скоростью продаж и сроком пополнения, после чего проверяю получившуюся закупку на доступный денежный бюджет. Подробный порядок работы с количеством я разобрал в статье как рассчитать поставку на Ozon по скорости продаж и фактическим срокам. Это отдельная задача: правильно угадать объём мало, если оплатить его к нужному моменту нечем.

В нескольких магазинах мне особенно нужен одинаковый способ считать отправления, себестоимость и доступные деньги. Иначе сводный экран может показывать сопоставимые на вид суммы, собранные по разным правилам. Я сделал SellOps, потому что не нашёл готового сервиса аналитики, которому мог бы доверить такую работу; как устроен сервис, я описал отдельно. Но любой расчёт всё равно начинается с проверки исходных состояний, дат и закупочной стоимости. Для первого рабочего среза достаточно таблицы, если в ней можно проследить путь от конкретной товарной строки до общей суммы.

Завтра перед согласованием закупки я бы выгрузил текущие отправления в пути и добавил к каждому состав, себестоимость и возраст доставки. Отдельно записал бы свободный остаток денег, обязательные платежи и подтверждённые поступления до даты оплаты поставщику. Затем проверил бы, какие долгие отправления удерживают заметную часть вложений и не попали ли ожидаемые продажи в бюджет как уже полученные деньги. Если закупка проходит только с учётом неподтверждённых поступлений, её состав или условия оплаты нужно пересмотреть до отправки заказа поставщику. Результатом должна стать конкретная сумма, которую можно направить на пополнение, с понятным объяснением, откуда она взялась.